Kommunale Pilotprojekte: KI-Agenten für die Verwaltung
Im Zeitraum von März bis Mai 2026 haben 19 Kommunen gemeinsam mit neun KI-Start-ups in 20 Pilotprojekten den Einsatz sogenannter KI-Agenten in der Verwaltung erprobt.
Der Agentic AI Hub versteht sich als zentrale Schnittstelle zwischen öffentlicher Verwaltung und KI-Start-ups. Ziel ist es, bürokratische Herausforderungen gemeinsam mit den Kommunen in praxistaugliche technische Lösungen zu übersetzen, diese im Verwaltungsalltag zu testen und erfolgreiche Anwendungen für eine breite Nachnutzung vorzubereiten. Der Hub bringt damit kommunale Praxis und technologische Innovation gezielt zusammen. Begleitet wird das Vorhaben unter anderem von einem Expertenrat, dem auch der Deutsche Städtetag angehört.
Die Resonanz auf das Projekt war groß: Fast 600 Bewerbungen – mehr als 400 von Start-ups und knapp 200 von Kommunen – gingen beim BMDS ein. Ausgewählt wurden schließlich 20 Pilotprojekte in 19 Kommunen. Bereits zum Abschluss der Pilotphase befanden sich 70 Prozent der entwickelten Lösungen im operativen Einsatz, 80 Prozent arbeiteten bereits mit kommunalen Echtdaten. Die Zufriedenheit der beteiligten Kommunen lag bei 95 Prozent. Zudem konnten 65 Prozent der Pilotlösungen innerhalb von weniger als vier Wochen eingeführt werden.
Einsatzfelder für KI-Lösungen
Um agentische KI gezielt in die Fläche zu bringen, erfolgt die Zusammenarbeit in fünf definierten Einsatzfeldern:
- Bürgerinteraktion vereinfachen: Automatisierte Postverarbeitung und Kommunikation
- Bürgernahe Prozesse: Digitale Unterstützung bei Sozialleistungen und Pflegeanträgen
- Verwaltungsinterne Abläufe: Effiziente Dokumentation und Protokollierung
- Digitale Tools: Intelligente Prozessmodellierung und Datenverbesserung
- Infrastruktur: Aufbau souveräner Schichten für KI-Anwendungen
Für die Städte steht dabei insbesondere die Entlastung der Beschäftigten im Vordergrund. Die Pilotprojekte zeigen deutliche Effizienzgewinne in unterschiedlichen kommunalen Aufgabenbereichen. So konnte die Bearbeitungszeit komplexer DSGVO-Auskunftsanträge um mehr als 90 Prozent reduziert werden – von mehreren Wochen auf wenige Stunden. Bei Anträgen auf "Hilfe zur Pflege" sank die Gesamtdurchlaufzeit um 45 Prozent, während sich die reine Bearbeitungszeit der Verwaltung um 31 Prozent verringerte. Auch bei Wohngeldanträgen unterstützten KI-gestützte, vollständig digitalisierte Prozesse die Antragstellung. Ein Drittel der erfolgreich registrierten Nutzerinnen und Nutzer reichte den Antrag vollständig digital ein.
Weitere Anwendungsfälle zeigen das Potenzial für die kommunale Verwaltung: Mithilfe von KI konnten sieben Kommunen innerhalb von zwölf Wochen knapp 600 Verwaltungsprozesse modellieren – ein Vorgang, der bislang vielfach mehrere Wochen pro Prozess erforderte. Bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen reduzierte sich die notwendige manuelle Nachbearbeitung um rund 78 Prozent. Gleichzeitig blieben die Systemkosten einzelner Anwendungen, etwa bei der KI-gestützten Vorprüfung von Pflegeanträgen, mit durchschnittlich rund einem Euro pro Vorgang gering.
Für die Städte ist besonders relevant, dass viele der erprobten Lösungen über die Pilotkommunen hinaus genutzt werden können. Bereits die Hälfte der getesteten Anwendungen seien auf andere Kommunen übertragbar, so das BMDS. Zudem wurde bei der Mehrheit der Pilotprojekte eine Verstetigung durch die beteiligten Kommunen bereits angestoßen oder umgesetzt.
Handreichung und Beschaffungssystem in Planung
Um den Einsatz von KI-Lösungen künftig zu erleichtern, bereitet das BMDS weitere Schritte zur Skalierung vor. Dazu gehören eine Handreichung für rechtssichere und niedrigschwellige Beschaffungen unterhalb der Vergabeschwellen sowie die Entwicklung eines sogenannten dynamischen Beschaffungssystems ("Digitales Kaufhaus"). Dieses soll Kommunen künftig ermöglichen, standardisierte und sichere KI-Produkte unkompliziert und vergaberechtskonform zu beschaffen. Der erste Entwurf soll gemeinsam mit Kommunen und Start-ups öffentlich konsultiert werden. Die Einführung ist für Anfang 2027 vorgesehen.
Parallel sollen auch die technischen Voraussetzungen für eine breite Nachnutzung weiterentwickelt werden. Der Abschlussbericht des Agentic AI Hub soll zeitnah veröffentlicht werden.
Die Projekte der Pilotphase
Neun Startups und 19 Kommunen erproben KI-Lösungen in zentralen Bereichen wie Sozialleistungen, Bauwesen und Prozessmanagement.
forml (Frankfurt, Düsseldorf)
Automatisiert die Vorprüfung von Wohnberechtigungsscheinen und validiert Dokumente medienbruchfrei zur Entlastung der Sachbearbeitung.
Celonis (Nürnberg, München)
Nutzt Process Mining, um Abläufe im Forderungsmanagement (Nürnberg) datenbasiert zu optimieren und Einbürgerungsverfahren (München) durch Prozessintelligenz zu beschleunigen.
Summ.ai (Rostock, Waiblingen, Nettetal, Metzingen, Schwerin, Elbe-Elster, Flensburg)
Modelliert Verwaltungsprozesse in Echtzeit nach BPMN 2.0-Standard via Sprachaufnahme, um Optimierungspotenziale ohne externe Beratung zu identifizieren.
Leistungslotse (Nettetal)
Ermöglicht die Ende-zu-Ende-Digitalisierung von Wohngeldanträgen und schafft die Basis für agentische Vollständigkeitsprüfungen.
Myosotis GmbH/formfix (Köln, Heinsberg, Berlin Steglitz-Zehlendorf, Berlin Marzahn-Hellersdorf)
Führt intuitiv durch den Antrag zur "Hilfe zur Pflege", bereitet Daten verwaltungslogisch auf und verkürzt Bearbeitungszeiten. Partner: Diakonie Michaelshoven, Heinrichs Gruppe, Johanniter und Kursana.
deepset (Borken)
Implementiert eine technologie-agnostische KI-Orchestrierungsschicht (Haystack), um die Skalierbarkeit und digitale Souveränität von KI-Anwendungen zu sichern.
lector.ai (Neckar-Odenwald)
Automatisiert die Posteingangssortierung (E-Mail, beBPo) mittels Vision-LLMs und pilotiert einen DSGVO-Löschassistenten.
Tucan Systeme & Speechmind (Bielefeld)
Erproben die automatisierte, datenschutzkonforme Protokollierung interner und externer Sitzungen zur Entlastung von Fachkräften.