Digitale Stabsarbeit | Regelmäßige digitale Medienbriefings
1. Digitale Stabsarbeit als Instrument der konstruktiven Krisenbewältigung
Die strategische Planung zur Aufnahme geflüchteter Menschen aus der Ukraine erfolgt in Ludwigshafen durch einen eigenen Koordinierungsstab, der regelmäßig digital stattfindet und von Sozialdezernentin Beate Steeg geleitet wird. Verwaltungsübergreifend arbeiten Dezernent/innen, Führungskräfte und Mitarbeiter/innen gemeinsam an Lösungen zu Fragen der Unterstützung und Hilfe, der Unterbringung, der Integration, der Registrierung, der Einbindung des Ehrenamtes bis hin zur Kommunikation. Auch die Situation spezieller Zielgruppen, die besondere Unterstützung bedürfen, wird erörtert.
Der Stab tagt regelmäßig an einem festen Wochentag; je nach Bedarf kann er häufiger zusammentreten. Der strukturierte Austausch lebt von großer Transparenz und flachen Hierarchien. Wissens- und Informationsaustausch stehen ebenso im Vordergrund wie lösungsorientiertes Handeln in dieser schwierigen Lage. Ergebnisse werden protokolliert und sind für alle klar und nachvollziehbar. Strukturierte Stabsarbeit ist in Ludwigshafen ein bewährtes Instrument der Krisenbewältigung; als Standort eines der größten zusammenhängenden Chemiewerke der Welt verfügt die Stadtverwaltung über ein hohes Maß an Erfahrung und Kompetenz hierfür.
2. Regelmäßige digitale Medienbriefings zur Steuerung von Informationen
Da die Unterbringung der geflüchteten Menschen mit allen Folgen sowie weitere mögliche Konsequenzen aus Russlands Angriffskrieg gegen die Ukraine die Stadtgesellschaft über einen längeren Zeithorizont in vielerlei Hinsicht beschäftigen wird, bietet die Stadtverwaltung Medienvertreter/innen einmal pro Woche ein digitales Medienbriefing per Videokonferenz an, um alle auf einen aktuellen Stand der Entwicklung zu bringen und um Fragen zu beantworten.
An den Briefings unter Leitung von Oberbürgermeisterin Jutta Steinruck nehmen von Seiten der Stadtverwaltung die verantwortlichen Dezernent/innen sowie die sachbefassten Mitarbeiter/innen und ggf. externe Partner/innen teil. Medienvertreter/innen können alle Fragen zum Thema stellen und erhalten unmittelbar und kompetent Auskunft.
Ziel dieses Formates ist es, Informationen bestmöglich zu steuern, (Verwaltungs-)Ressourcen zu bündeln und zu schonen sowie im Sinne einer vertrauensvollen transparenten Öffentlichkeitsarbeit den offenen Dialog mit Medienvertreter/innen proaktiv zu suchen. Das digitale Format ermöglicht einer großen Anzahl von Medienvertreter/innen die Teilnahme, da aufwändige Anfahrtszeiten entfallen. Für die Redaktionen wiederum ist dieser Termin hinsichtlich Arbeitsorganisation sowie Berichterstattung gut planbar. Mitschnitte und O-Töne sind technisch problemlos möglich. Dieses Instrument hat sich sowohl während der Corona-Pandemie als auch im Zuge großer innerstädtischer Infrastrukturvorhaben sehr gut bewährt. Nachfragen bei den teilnehmenden Medienvertreter*innen haben ergeben, dass dieses Instrument als sehr barrierearm angesehen und gern genutzt wird.